[浅谈电子文件的档案化管理]电子文件归档与电子档案管理规范

来源:计划方案 发布时间:2019-07-01 05:34:20 点击:

  摘要:面对全新的电子文件管理形式,传统的档案管理方式和方法已经无法适应。因此,适应现代管理制度和信息社会的发展,加强电子文件归档工作,对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。
  关键词:电子文件;档案化管理
  
  一、引言
  近几年,电子信息技术飞速发展,办公自动化、标准化、网络化渐趋完善,政府部门的许多日常工作可以直接在计算机和网络上办结,文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔。现有的计算机存储设备,容量虽然很大,但面对几何级数发展的电子文件,总有穷尽的时候。而且应用软件的更新很快,许多早期形成的文件在新的软硬件环境下不能读取,即使同时期的电子文件也有应用软件不兼容的问题。每个文件形成部门若保留旧的设备和多种应用软件,在人力和物力上都是一种浪费。因此,电子文件归档工作要走社会化管理这条路,由专业的档案部门去管理。
  电子文件有别于传统的档案文件,它必须通过复杂的编码和解码过程,才能提供利用,与载体没有必然的联系,它可以复制并存储于不同介质之中,利用者只要获得允许,就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。面对全新的电子文件管理形式,传统的档案管理方式和方法已经无法适应,因此,对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。
  二、电子文件档案化管理与传统档案管理的区别
  第一,电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档,或在某一时间周期定时统一归档,由文件形成部门通过网络传送给档案部门,并用电子数码签名封签认证,由档案工作人员接收登记,按事由原则给出档案分类号,设定访问限制级别,以便将来用户查找利用。这样随时归档,一方面可以避免文件漏归,保证归档率和完整率;另一方面也符合电子文件自身的特点,快速便捷,还可以避免档案的流失和病毒的破坏。
  第二,电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术,可以编辑修改而不留痕迹,载体无法固定,某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改,这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此,电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护,保证文件在传输、处理过程中不会出现错误,以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性,保证电子文件的法律凭证地位。
  第三,电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展,都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份,但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合,档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换,以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案,以便将来计算机技术发展后,仍能读取以前存储的档案。
  第四,电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性,可以达到文件一级的管理,所以,档案部门在接收到文件同时,可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号,并给出相应的分类号和档案号,根据上下行文之间的关系,再给出相关文件号,在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时,可以编制多角度、全方位的检索工具,方便检索查询信息。用户只需给出文件分类号或主题词,即可找出相应的文件和相关的上下级行文及附件,从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。
  第五,电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件,使用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员,会员就可以通过远程登录等方式,经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后,才可以查询有关的电子档案信息,并要进行借阅登记。
  三、电子文件档案的保管和维护
  由于电子文件档案的不稳定性,做好电子文件档案的维护和保管工作显得非常重要。
  第一,搞好电子档案载体的存放环境。电子档案载体应存放在防磁性能好的专用柜架内,环境温度可控制在15℃-24℃,湿度保持在45%-60%。同时注意防尘、防火、防有毒气体等库房“七防”工作。
  第二,做好备份工作。由于电子档案载体的不稳定性和电子文件可变性的特点,做好电子文件档案的备份工作非常重要。这需要切实做好以下两个方面的备份:一方面要建立多套备份,一式两份或一式三份,并分开保管,以免电子档案载体意外损坏;另一方面针对电子档案载体寿命短的特点,最好每隔三年进行一次保护性复制。
  第三,做好安全保密工作。首先,防止电脑网络上“黑客”们的攻击。现在黑客技术和手段越来越高明,仅靠一道简单的密码是根本阻挡不住黑客的,国内外一些部门采取设置“双层电子门”的办法,除使用磁卡身份证对访问者验明正身外,还要设置电子密钥,使用个人活动密码。纵使如此,也不能保证其百分百不被黑客高手入侵,所以还应使自己的电脑网络系统具有良好的逆流跟踪查找功能,以便及时查出黑客行踪,逮住恶意的黑客,给予法律上的制裁,这样可以起到威吓作用,使黑客们不敢入侵破坏系统。其次,还要严密防止计算机病毒。
  第四,对一些重要的电子文件,要有相应的纸质文件。由于电子文件档案的虚拟性和依赖性,假如发生意外或特殊情况(比如战争、长时间停电、病毒感染等),致使电子文件赖以存在的计算机系统无法正常工作,那时我们对存在磁盘、光盘等载体上的电子档案将是束手无策。
  推行企业电子文档化、提高企业电子文档管理是一项长期的任务,我们力求分步实施,做细做强。
  (作者单位:西大洋水库)

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