如何做好工程档案工作,为企业生产建设服务_小工程施工合同协议书

来源:农林牧渔 发布时间:2019-03-12 05:37:59 点击:

  摘要:随着经济的高速发展,对电力的需求不断提高,电力作为经济建设的先行官,也愈来愈得到了深入的发展。电力工程档案是电力建设过程中形成的历史记录,是电力工程建设管理的重要组成部分;因此,如何加强电力工程档案管理工作是提高电力工程质量的一项非常重要的工作。四川电力建设三公司在四位一体的管理模式下,工程档案从源头抓起,建立健全了档案管理体系和工程档案管理制度,坚持工程档案与合同制约相结合,对工程档案从形成、积累到竣工验收采取了有效的控制措施,确保了工程档案的完整、准确、系统,实现了工程档案信息资源的有效利用。本文结合本单位工程施工作业实际情况,阐述了工程建设档案资料的重要性及其价值,以及如何充分更好地发挥其作用,为企业生产建设服务。
  关键词:工程档案 管理 生产建设服务
  
  一、进一步提高对工程档案重要性的认识
  1、工程档案作为一种资源,开发利用能有效地提高企业的经济效益
  工程档案作为科学技术研究活动的真实记录,是一种非常重要的信息资源,工程档案具有较强的专业性、成套性、现实性、复用性等特征,是进行生产技术管理、科研管理的重要依据和凭证,是科学研究和工程施工建设的必备条件,也是进行科学技术交流的工具。对于工程施工企业来说,它对开展生产建设经营活动,提高企业管理水平,取得生产建设经营成果是根本离不开工程档案的。
  工程档案同样又是一种信息资源,是企业信息系统的重要组成部分。工程档案是历史的真实记录和客观再现。一方面它全过程记录了工程建设;另一方面,通过工程档案资源的开发和共享,又客观公正地反映了其价值。是一个单位综合管理和基础管理工作中不可缺少的重要组成部份;是体现一个单位基础管理工作规范化、制度化、标准化、系统化的重要标志;是一个单位政策、措施、办法、规定等基础资料的活字典。因此,我们重视工程档案工作、重视工程档案成果的应用,就是重视企业的基础管理和成果研究,就是重视企业的发展和未来。
  2、工程档案管理作为一项基础工作,对提高企业管理水平有着至关重要的作用
  工程档案管理搞好了不能说施工企业管理就搞好了,但是施工企业管理搞好了,工程档案管理应该是搞得好的。工程档案管理作为一项基础工作,应该和施工企业的各项工作同步发展,同步提高。工程档案管理做得好、水平高、企业的管理工作就会呈现出较高水平,就会在施工企业的改革发展中取得显著效果。反之,我们施工企业管理工作就可能处于一种盲目,甚至是混乱的状态。因此,加强施工企业档案工作是十分重要的。
  3、齐全、完整的工程档案将为施工企业领导决策提供科学依据
  工程档案是重要资产,资产有有形的和无形的之分,有形无形的资产都是通过档案记录在案的,资产依托档案来体现,施工单位的审计、稽查、评价、验收都离不开工程档案,法律纠纷、合同争议、造价调整需要工程档案作凭据,从长远看,运行、检修、改扩建更是离不开工程档案。在工程竣工验收、达标投产检查、优质工程评选中,重点都是查工程档案。工程结束后,现场只能看到外观,而工程建设全过程的记录,只有在工程档案中才能反映出来。
  现代管理表明,能否科学决策,很大程度上取决于决策者所掌握的信息数量和质量,其中一个重要的信息就是档案信息。档案信息是国家和社会重要的信息资源。档案中记载了以往各种方针政策制定的依据和执行的情况,反映了过去各项工作的成效和管理经验,有成功的,也有失败的,这些经验和教训对各级领导制定新的方针政策、发展战略、解决不断出现的新情况、新问题,促进生产力发展具有十分重要的参考和借鉴作用。工程档案是施工企业的宝贵财富,也是国家档案事业的基础。工程档案作为重要的信息资源和工作依据、法律凭证,在生产、建设、科研、设计、经营管理和维护企业合法权益等方面具有不可替代的作用。
  4、创新工程档案管理新理念,指导档案工作健康发展
  在长期的工程档案工作实践中,我们认识到,施工企业档案管理是企业管理重要的基础工作,应当把工程档案管理工作放到企业生产经营和改革发展的大局进行审视和定位。针对人们普遍把工程档案管理职能局限于“保管”、把档案工作定位于“默默无闻”的误区,我们强调了档案工作要发挥“保管”和“管理”两个职能,要实现以“保管”职能为主向“管理”职能为主的转变。档案室是一个企业的窗口,一本案卷反映了相应的管理水平;我们提出:档案工作者要默默无闻奉献,有声有色工作,理直气壮的管理;用规范化的档案管理促进企业管理的规范化;档案工作要创名牌、出精品;一次归档、精品上架;档案工作要以经济效益为中心,以优质服务为宗旨,以全员意识为基础,以深化改革为动力,以完善制度为保证,以科技进步为手段,以过程管理为重点,以精品档案为目标;一流企业、一流档案。这些管理思想和理念,逐步的灌输到公司系统的档案工作中,使广大管理人员和工程技术人员认同,并逐步形成共识。
  伴随着观念的转变和理念的更新,全员档案意识在公司系统的进一步提高,也使公司系统的档案工作从默默无闻的后台,理直气壮地走到了管理的前台,一个与公司发展相适应,管理科学,手段先进,服务高效,具有川三电建品牌特色的企业档案管理体系初步形成。
  二、工程项目施工中档案工作的探索与实践
  近年来,随着国家电力工程项目达标投产和创优质工程活动的开展,工程建设质量的通病得到了一定的遏制,工程建设质量和水平有了明显的提高,但是工程档案的管理却一直存在着这样和那样的问题,在一个相对较低的水平徘徊。表格不规范、施工过程文件不齐全等,这些工程档案质量的通病,经常出现在我们工程建设施工中。
  四川电力建设三公司总经理李真强曾在广安三期2×600MW机组扩建工程中,对目前工程档案中存在的问题提出过批评。他说:“近年来公司系统的工程质量大大提高,得益于施工水平、管理水平的提高,但进步不大的还是后期的资料工作,已经成为一个顽症。各单位对资料归档的重视程度远远不够。工程施工、运行维护、审计、打官司和保护自己等都需要资料。我要求也希望大家,从现在起各有关单位要高度重视资料的归档问题,不仅是接受检查而是要反映了我们队伍的素质和品牌意识问题”。并希望档案管理部门考虑对不符合要求的工程项目档案行使否决权,同时要求各单位都应将工作前移,档案必须同步。工程档案是管理水平的最终结果,如果不能提供保护自己的有力证据,后果不堪设想,各单位要引起对档案的高度重视。
  公司领导的讲话既是对我们的批评,也是对我们工作提出新的要求。对于同样的火电建设项目档案出现同样的问题是不应该的,也是不允许的。因此重视目前火电工程档案工作中存在的问题,把搞好工程档案工作放到提高队伍素质和树立品牌意识的高度上来认识,加强对过程中档案工作的检查,建优质工程,出精品档案,才能把我们的工作做得更好。这些年来,我们经过共同努力,在探索与实践中结合本单位实际,切实做好了工程档案工作为企业生产建设服务的宗旨。
  1、发挥工程档案的专业性作用,使之成为工程施工中的重要依据与必备条件。
  工程档案是直接记述反映工程动态,归档保存的科技文件材料。它作为档案的一大门类,其所具有的显著特点是专业技术性。作为施工企业的工程档案资料,它是施工企业的档案部门,从工程开始到竣工,按照基本建设工程启动验收规程要求,收集、归档、整理的基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估以及竣工图、施工安装记录、试验报告、施工图纸等,它所具有的专业技术性是无可替代的。如对一个发电厂的施工,伴随着这一独立工程项目的进行必然形成若干相关的工程文件材料,这些工程文件材料记录了该电厂施工的过程和成果,从原始档案的借阅、查看、计算、到初步可行性研究、初步设计、施工图设计,直至蓝图的形成,竣工图的出版,它们之间即以不同的工作阶段相区别,又以总体的工程程序和科技内容相联系,构成了一个反映该项科技活动的材料整体,为工程施工提供其重要依据与必要条件。
  1)工程档案价值作用在改、扩建工程施工中具体体现为其提供原始依据资料。
  四川电力建设三公司始建于1965年,四十多年的风雨搏击,公司已发展成为注册资本过亿元、年完成建筑业总产值超过10亿元的国有大型建筑施工企业,成为了我国电力建设行业的一支重要骨干力量。公司先后在11个国家和地区承建各类建筑工程200余项,累计实现电力装机容量8143.5MW。其工程质量均为优良,先后荣获中国建设工程鲁班奖、国家优质工程银奖、国家科学进步奖等。公司在长期的工程施工过程中形成和积累了大量的工程文件资料。正因为有了这些保存完整的科技档案资料,并注重发挥档案资料在工程施工中的作用,所以有效地支持了项目的顺利进行,特别是在改、扩建项目中发挥了巨大的价值作用。如:公司承建的内江白马发电厂改(扩)建机组工程,在施工过程中,公司档案室先后向工程施工提供保存多年的档案资料620卷次,蓝图560张,特别是工程施工过程中的曾经发生的验收记录档案和施工过程中的修改记录,更便于施工人员掌握建成后建筑物确切真实的情况,给改建工程提供了可靠的依据,减少了大量的勘察和测量工续。据参加工程施工人员估算,由于大量利用了我们提供的档案资料,使本项工程节约了近百万元,并且大大加快了工作进度,缩短了施工周期,为工程早日竣工创造了条件。另外,也保证了工程质量,最大限度的减少了工程量,节约了工程费用。该项工程最后施工达到全国同类机组先进水平,荣获了“省优”、“部施工优质”和“部全优”等工程称号。
  2)工程档案的作用,在工程施工作业中具体体现为其提供必要的施工条件。
  为工程施工提供有价值的科技档案资料信息,是工程档案资料发挥作用的主要途径。我公司库藏工程档案资料,在工程施工中一直占有重要的地位。科技人员是工程施工的主力军,是创造财富的主要劳动者,工程档案资料则是科技人员的技术后盾,是工程施工的必要条件。人们曾把科技档案资料比做工程施工的一条腿,没有它将寸步难行。一个火电厂的工程竣工,从该项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工等等,要几年甚至更多时间,都是对前人成果的不断完善和发展,是历史记录。经利用者测算确认,通过参考、借鉴利用库藏科技档案资料信息,一般施工工程项目可节约工时20~40%,工程档案资料是工程施工工作中的必备条件。如果要完成一个火电厂工程施工,没有工程档案资料这个必备条件是很难想象的。
  2、发挥工程档案的现实性,使之成为工程施工的重要技术资源与决策依据。
  工程档案是科学研究、技术开发和工程建设中科技思想、科技知识成果和工作方法的直接记录和真实反映,是一种珍贵的科技信息源。工程档案作为科技资源和技术储备为科技人员继承前人的知识成果和经验方法提供了物质基础。同时工程施工工作是一项非常复杂的综合性技术经济工作,也是一项继承性和创造性很强的工作。一般说来,文件材料归档以后,基本上完成了现行功能,多是用来进行历史查考。工程档案资料则不同,归档进入档案部门的大多数工程档案,不仅没有退出现行使用过程,而且将在较长的时期内发挥现行效用。因此工程档案的现实性,将为施工企业工程施工提供重要技术资源,在工程施工中发挥其参考和凭证作用,将有力的促进科学技术的发展。
  3、发挥工程档案的复用性,使之成为重要的企业信息资源。
  工程档案的复用性,是指工程档案可以重复套用。这特点是由科学技术的继承性特点决定的。工程档案的复用性特点,体现着科技档案信息资源的共享性,对实现工程档案有效利用有着重要指导意义。施工企业的工程档案,是在工程开工至竣工过程中形成的技术成果。有限服务于某个具体的工程项目,作为该项目必不可少的施工依据,其次它作为本单位的技术资源储存,对内可参考复用,对外可进行技术交流和技术转让。另外,工程档案的一个重要作用就是传递和交流科学技术的信息源,施工企业信息工作的开展不但促进了企业本身的科学管理、技术进步和现代企业制度的建立,而且有利于企业间的合作、竞争,从而推动电力建设事业的发展。因此,作为施工企业,工程档案资料的价值作用必须通过提供档案的利用和在用户利用档案的过程中去实现。说起来简单,内容却十分丰富。当然是充分挖掘工程档案利用价值,发挥工程档案作用,更好地为企业服务。第一,加快以网络化为主的企业档案信息基础设施建设。没有完善的企业档案信息,网络就无法实现企业档案信息资源共享。只有这样,才能充分发挥企业档案信息的网络辐射作用,形成整体效应和规模效应,实现资源共享,及保证企业档案信息得到有效的开发。第二,建立完善的档案信息检索体系。工程档案资料的信息量是非常丰富的,如何加速和更广泛地传递,最大限度的实现档案的利用价值,只有依靠电子技术的运用,加速档案利用电脑化建设,建立完善的检索体系,提高档案资料的查全率、查准率、利用率。第三,建立档案利用信息反馈制度。信息反馈是信息积累过程中的重要手段,是完善决策过程中不可缺少的程序。档案利用信息反馈是改进服务、预测服务方向,提高服务水平的有效手段。过去,我们虽然看到了信息反馈的重要性,但对如何做好反馈工作研究较少,对档案利用信息反馈缺乏制约机制。作为档案利用者,在行使利用档案权利的同时,也用履行档案利用后信息反馈义务。
  三、建设项目的精品工程档案意识,为企业谋发展
  一个建设工程项目包括了工程实体(硬件)和工程档案(软件)两个部分,缺一不可。我们要创优质工程,就必须形成与工程相配套的精品档案。精品档案是精品工程的基础、依据和保证,精品的实体是精品档案的具体体现,也是高水平工程管理的结晶 。而工程档案是工程建设和工程管理过程的真实记录,它涉及工程建设的全方位和全过程,档案管理是工程管理的一部分,表面上看,是个档案专业问题,实质上是个工程管理问题。没有精品档案,就不可能有精品工程,有了精品工程,必须具备精品档案。只有当工程实体和工程档案均为精品时,这个工程才是完整的、全面的、过硬的、真正意义上的精品。完整、准确、系统是精品档案内在质量的基本要求,在此基础上,强化规范化、标准化、现代化的要求,使精品工程的档案达到优质精美的程度。使工程档案中的资源优势变为科技信息优势,把潜在的生产力转化为现实的生产力,为企业生产建设服务。
  结束语
  几年来我们四川电力建设三公司通过对其施工的各项目工程档案管理的具体实践,深刻体会到:电力工程建设档案不同于一般的生产技术档案,它是由多个单项工程组成,周期长、投资大,在整个工程建设中形成的档案种类多、数量大,最突出的特点是成套性、专业性、动态性和现实性。并且工程项目档案是随着项目的建设逐步形成,档案一但形成,它的完整、准确系统就已客观存在了,要保持这种客观性,就必须从工程项目立项抓起,实行“三同步”;采取行之有效的运作机制加强工程档案的过程管理。确保竣工档案材料完整和准确、系统,有了完整、准确、系统的工程档案才能为企业的生产建设提供优质服务。
  
  
  参考文献
  【1】许庆兰 《对档案工作的思考》
  【2】王永贵 《21世纪企业制胜方略―构筑动态竞争优势》
  【3】朱培德孙尊英 《施工企业档案信息资源编研开发的几种途径》
  【4】潘晓薇 《谈档案信息资源的开发利用》

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