[谈项目管理沟通的原则\方法及作用] 项目管理考试科目

来源:幼儿教育 发布时间:2019-03-12 05:41:33 点击:

  作用沟通是项目管理的重要手段,是指可理解的信息或思想在两个或两个以上人群中传递或交换的过程。项目管理沟通是指项目部内信息的交流、联系与传递,它不仅涵盖了项目部内部个体与个体之间的交流,还包含群体之间、部门之间、上下级之间的沟通。良好有效的沟通能为项目部提供工作的方向、了解内部成员的需要、了解管理效能高低,从而促使组织成员充分理解,消除误解和隔阂、达到共识。营造良好的人际氛围,实现组项目的信息共享,提高绩效,是搞好项目科学管理,实现决策科学化、效能化的重要条件。因此,有效地进行沟通对管理具有重要意义。也因为如此,现在项目部都非常注重沟通,把项目部内部沟通水平视为凝聚力强弱的表现之一。但在实际工作中,由于多方面因素的影响,信息往往被丢失或曲解,使得信息不能被有效地传递,造成项目部管理沟通的障碍。对此,本文提出以下项目部管理沟通的原则、作用和方法。
  
  1 项目管理沟通的原则
  
  1.1人际信任原则信息传递不是单方面的,而是双方甚至是多方的事情,因此,沟通双方的诚意和相互信任至关重要。在项目部沟通中,当面对来源不同的同信息时,员工最可能相信的是他们认为最值得信任的那个来源的信息。此外,沟通双方的特征,包括性别、年龄、智力、种族、社会地位、兴趣、价值观、能力等方面的相似性越大,相互的信任程度也越大,沟通的效果也会越好。只有充分地信任,才能充分交流和沟通。
  1.2积极沟通原则积极沟通的第一个特征是主动沟通、积极反馈。沟通的有效性在于在信息和反馈之间不断循环、不断更新。因此,项目部内部沟通固然需要技巧,但主动性最重要。只有主动沟通,问题才有可能得到解决。第二个特征是和当事人沟通。即:谁的问题和谁沟通,和谁有冲突与谁沟通。选错了沟通对象,也达不到沟通的效果。
  1.3利于组织原则重视沟通并不意味着所有信息都可以毫无限制地交流、传播,项目部内部沟通的出发点是为了项目部利益,所以,沟通的内容、时机、交流程度等都必须利于项目部的发展。沟通不仅仅是信息的交换,如果沟通的信息是灰色阴暗、消极对抗,甚至是谣言惑众、蛊惑人心的内容,只会涣散人心,削弱组织的向心力,甚至使项目成员离心离德,猜疑不止,内讧不断。这样的沟通必须消除和禁止。
  1.4逐级沟通原则一般人际沟通可以凭个人喜好进行,与谁沟通、沟通什么,完全由个人决定,但项目部管理沟通则不同,它必须服从项目部的要求。一般而言,上下级之间的沟通较同层级的个体之间、部门之间的沟通要有效。这首先是因为地位的高低对沟通的方向和频率有很大的影响。而上下级之间则不同,他们之间想要了解的内容多,沟通的动机强烈。再次,指挥链制度也要求分清层级关系,不能越级跨部门指挥和汇报,否则会导致指挥系统的混乱。因此,在项目部内的沟通一般应逐级沟通(突发事件和特殊情况除外)。
  
  2 项目管理沟通的方法
  
  2.1沟通的方法 正式沟通与非正式沟通(1)正式沟通是通过项目组织明文规定的渠道进行信息传递和交流的方式。它的优点是沟通效果好,有较强的约束力。缺点是沟通速度慢。(2)非正式沟通指在正式沟通渠道之外进行的信息传递和交流。这种沟通的优点是沟通方便,沟通速度快,且能提供一些正式沟通中难以获得的信息,缺点是容易失真。
  2.2上行沟通、下行沟通和平行沟通 (1)上行沟通。上行沟通是指下级的意见向上级反映,即自下而上的沟通。(2)下行沟通。下行沟通是指领导者对员工进行的自上而下的信息沟通。(3)平行沟通。平行沟通是指组织中各平行部门之间的信息交流。在项目实施过程中,经常可以看到各部门之间发生矛盾和冲突,除其他因素外,部门之间互不通气是重要原因之一。保证平行部门之间沟通渠道畅通,是减少部门之间冲突的一项重要措施。
  2.3单向沟通与双向沟通 (1)单向沟通。单向沟通是指发送者和接受者两者之间的地位不变(单向传递),一方只发送信息,另一方只接受信息方式。这种方式信息传递速度快,但准确性较差,有时还容易使接受者产生抗拒心理。(2)双向沟通。双向沟通中,发送者和接受者两者之间的位置不断交换,且发送者是以协商和讨论的姿态面对接受者,信息发出以后还需及时听取反馈意见,必要时双方可进行多次重复商谈,直到双方共同明确和满意为止。
  2.4口头沟通、书面沟通和电子媒介沟通 (1)口头沟通。口头沟通最大的优点是快速、简便和即时反馈。在这种沟通方式下,信息可以直截了当快速传递并当场得到对方的反应,若有疑问或曲解,当即澄清。此外,口头沟通还有一个优点就是可以附以表情、手势等体态语言或声调、语气等副语言,加强沟通的效果。口头沟通也有其缺陷。信息以口头方式经过多个层次传递时,信息衰减和失真严重。(2)书面沟通。书面沟通是比较正规的沟通形式,包括备忘录、协议书、信函、布告、通知、报刊、文件等以书面文字或符号进行信息传递的形式。书面沟通的优点是有形有据、可保存、可核对。此外,书面语言在正式发表之前,可以反复琢磨修改,因此,一般比较周密、逻辑性强,较好地表达作者所要发表的信息。书面沟通也有自己的缺陷。主要是耗费较多的时间和不能即时反馈。在相同的时间内,口头要比书面所传达的信息多得多。口头沟通可以当场核实对方对信息的理解是否符合发信者的原意,但书面沟通做不到这一点。(3)电子媒介沟通。电子媒介沟通是随着电子信息技术的兴起而新发展起来的一种沟通形式,包括传真、闭路电视、计算机网络、电子邮件、视频等。电子媒介沟通除了具备书面沟通的某些优点外,还具有传递快捷、信息容量大、成本低和效率高等优点。
  
  3 项目管理沟通的作用
  
  3.1实现整体优化的需要首先,沟通是协调组织中的个人、要素之间的关系,使组织成为一个整体的凝聚剂。为了实现项目管理的目标,各部门、各成员之间必须有密切的配合与协调。只有各部门、各成员之间存在良好的沟通意识、机制和行为,各部门、各成员之间才能彼此了解、互助协作,进而促进团体意识的形成,增进项目管理目标的导向性和凝聚力,使整个项目管理体系合作无间、同心同德,完成项目的使命及实现组织目标。
  3.2激励的需要信息沟通是领导者激励下属,实现领导职能和提高员工满意度的基本途径。领导者要引导追随者为实现项目目标而共同努力,追随者要在领导的带领下,在完成项目目标的同时完成自己的愿望,而这些都离不开相互之间良好的沟通,尤其是畅通无阻的上向、下向的沟通。
  3.3获取决策所需信息,整合项目智力资源的需要在一个信息流通迅速的开放式时代中,信息的及时交流沟通,日益成为许多项目获取经营管理成功的关键和决定因素。在现代信息经济时代,项目部内外部环境的变化日益复杂和加快,项目部因此必须在更大的市场背景、更快速的环境变化和更加激烈繁杂的竞争态势下生存发展。项目成员尤其是管理人员不可能只凭借自身力量和信息渠道获得决策所需的信息。管理人员要想适应瞬息万变的市场环境和纷繁复杂的大千世界,就必须凭借沟通,进行智力资源的整合。有效的沟通机制使项目部各阶层能分享他的想法,并考虑付诸实施的可能性。这是企业创新的重要来源之一。决策的过程就是信息交流和处理的过程,而信息交流和处理就是沟通。总之,有效的沟通在项目管理中起着非常重要的作用。成功的项目部把沟通作为一种管理手段,通过有效的沟通来实现对员工的控制和激励,为员工的发展创造良好的心理环境。因此,项目部成员应统一思想,提高认识,克服沟通障碍,实现有效沟通,为实现员工和项目的共同目标而努力。

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